ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СТИЛЕЙ И ШАБЛОНОВ

Шаблоны – быстрое создание типовых документов

Шаблон в Word – это заготовка, которую можно использовать при создании типового документа. Word хранит в шаблонах все параметры документа: символьные форматы, форматы абзацев, таблицы, стили, списки элементов Автотекста, графику и даже текст.

Например, шаблон можно использовать при написании официальных писем. В шаблон письма можно включить шапку письма с логотипом компании, а также стили, определяющие шрифты и атрибуты форматирования, которые будут использованы в письме.

Word поставляется с большим числом встроенных стандартных шаблонов. При запуске Word первый автоматически создаваемый документ базируется на шаблоне, который называется Обычный.

Если щелкнуть по кнопке Создать, то новый документ автоматически создается тоже на основе шаблона Обычный. Этот шаблон содержит все наиболее часто используемые в Word параметры документа: панели инструментов, их кнопки и расположение, пункты меню, стили и т.д. – все это хранится в шаблоне Обычного документа. Эти параметры остаются доступными и в документах, созданных на базе любого другого шаблона.

Чтобы создать документ на основе стандартного шаблона:

1.    Щелкнуть в меню Файл по команде Создать.

2.    В появившемся диалоговом окне Создание документа выбрать соответствующую закладку, а в ней нужный значок шаблона.

Стили – как метод автоматического форматирования

Стиль – это именованный и сохраненный как единое целое набор форматов, таких как  размер символов, шрифт, величина абзацных отступов, выравнивание абзацев, обрамление и т.д. В момент применения стиля к выделенному тексту все инструкции по форматированию выполняются одновременно.

Существуют:

o   стили для символов – они применяются только к выделенному тексту. Имена этих стилей. отмечены слева значком символов

o   стили абзаца – они форматирует весь абзац целиком, например, выравниванием текста, межстрочным интервалом, рамкой и т.д. Имена этих стилей  отмечены слева символом абзаца.

Применить стиль можно одним из двух способов:

• Выбрать нужное имя стиля в поле Стиль на панели Форматирование .
• Установить курсор в любое место форматируемого абзаца или выделить форматируемый текст и выбрать команду Стиль из меню Формат.

Создание нового шаблона

1.    При создании нового шаблона:

• на основе существующего документа: щелкните по команде Открыть в меню Файл, а затем откройте нужный документ.
• на основе существующего шаблона: щелкните по команде Создать в меню Файл, выберите шаблон, похожий на вновь создаваемый, пометьте переключатель "Шаблон", а затем нажмите кнопку "ОК".

2.    Выберите команду Сохранить как в меню Файл и в поле "Имя файла" введите подходящее, легко запоминающееся имя для нового шаблона.

3.    В поле "Сохранить в" откройте папку "Шаблоны". Папка Шаблоны обычно создается автоматически при установке Office (или Word) и располагается в той же папке, что и Office (или Word).

4.    В поле "Тип файла" выберите значение "Шаблон документа" (при этом к имени автоматически добавляется расширение .dot), а затем нажмите "ОК".

5.    Добавьте текст или рисунки, которые должны обязательно присутствовать во всех новых документах, основанных на этом шаблоне, и удалите все элементы, которые не должны появляться в документе. Внесите, если надо, изменения в размеры полей и страниц, определите ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.

6.    В меню Файл выберите команду Сохранить.

Таким образом в папку "Шаблоны" добавляется еще один новый шаблон, который Вы теперь можете выбирать за основу вновь создаваемого типового документа при выполнении команды Создать из меню Файл.

Понятие раздела

Документ можно разделить на произвольное количество разделов и форматировать каждый из них отдельно. Раздел может состоять как из одного абзаца, например, стандартного заголовка письма, так и из всего документа. Разделы отделяются друг от друга специальным символом конца раздела – двойной пунктирной линией. Чтобы сделать видимым в документе этот символ, следует нажать кнопку "Непечатаемые знаки" на панели инструментов.

Первоначально при создании нового документа конец раздела отсутствует, так как по умолчанию документ состоит из одного раздела. Чтобы определить ту часть документа, которая будет оформлена колонками, необходимо создать новый раздел документа.

Оформление колонками применяется к разделу, содержащему курсор. Если Вы не разделили документ на разделы (и значит весь документ является одним разделом), то оформление колонками будет произведено во всем документе. При необходимости расположить только какую-либо часть текста в несколько колонок сначала введите весь текст подряд, без всякого форматирования. Затем выделите фрагмент текста, подлежащий форматированию в несколько колонок, и отформатируйте его. Word автоматически создаст концы разделов до и после этого фрагмента и оформит колонками текст только в этом новом разделе.

Новый раздел надо создавать, если Вы хотите изменить следующие параметры для части документа:

·      Размер бумаги, поля  или ориентацию страницы.

·      Количество колонок текста  на странице.

·      Колонтитулы: текст и форматирование колонтитула.

·      Номера страниц: последовательность или расположение на странице.

·      Печать сносок: в конце текущего раздела или в конце документа.

Если Вы изменяете любой из этих параметров для всего документа,
не используйте раздел!